Tips til byggestyring

1       Byggeopgaver i boligforeningen

Byggesager har stor betydning for boligforeningen. I denne lille artikel beskriver vi nogle af de forhold, som bestyrelsen bør være opmærksomme på.

 

2       Valg af tekni­ker

Valg af tekniker er bestyrelsens væsentligste opgave. Invitér derfor gerne 2-3 teknikere til et møde:

  •  Hvor god er teknikeren til at finde det rigtige projekt til for­eningen?
  • Hvor god er teknikeren til at lytte?
  • Hvordan ser referencelisten ud?

 2.1     Tilstandsrapport for ejendommen

Sørg altid for at have en opdateret tilstandsrapport på ejendommen. Så har bestyrelsen altid det helt rigtige udgangspunkt for at tage alle de rigtige ting med i et projekt.

Lad være med blot at ’kaste’ jer ud i at indhente tilbud på altaner eller andet. I skal først sikre jer, at i som bestyrelse har 100 % styr på ejendommens tilstand.

Tilstandsrapporten er i øvrigt også et glimrende udgangspunkt for en generalforsamling/beboermøde. Her kan bestyrelsen sammen med teknikeren give beboerne et rigtig godt overblik over ejendommens tilstand.

 

2.2     Hovedprojekt

Hovedprojektet er den færdig­e beskrivelse af arbejdet inkl. tegninger, tilbudsli­ster o.l. Hoved­projektet danner udgangs­punkt for den egentlige tilbudsgivning.

Hovedprojektet­ skal derfor være over­ordentligt detal­jeret. Der må naturligvis ikke være no­gen som helst tvivl om, hvad der ønskes udført. Jo mere detaljeret selve hovedprojektet er, jo større chance er der for at undgå de såkaldte “ekstra”-arbejder.

Når hovedprojektet er fær­digt, då kan den tekni­ske rådgiver sende dette ­­ud i licitation for at ind­hente tilbud på arbejderne.

 

2.3     Gennemførelses-fasen

Under byg­geriet sørger den tekniske rådgiver for selve byggestyringen.

Det er tekni­keren som sørger for byggeledel­sen, og det er ligeledes tek­nikerens opgave at sørge for, at bygge-arbej­derne udføres i over­ens­stem­melse med det aftalte projekt.

Når byggeriet er tilendebragt, laves den egent­lige afleveringsfor­ret­ning. Denne har også til formål, at lave en gennem­gang af byggeriet for even­tuelle mang­ler. Derefter udarbej­des det endelige byggeregnskab.

 

3       Byggeadministratoren

Typisk findes der en administra­tor for foreningen­. Ad­mini­stratorens op­gave er, at vare­tage for­eningens øko­nomiske og juri­diske inter­esser i for­bin­del­se med byggeopgaven.

Hvis foreningens daglige administrator ikke har erfaring med byggesager, så kan bestyrelsen med fordel vælge at ansætte en specialiseret rådgiver.

 

3.1     Byggeadministratorens opgaver

I princippet har byggeadministratoren to hoved­op­gaver i forbindelse med byggeopgaven;

 

  • at undersøge de økonomiske og de juridiske konse­kvenser for for­eningen
  • at være det administrative led imellem for­eningen og de andre parter. En slags “tygge­gummi” for hele processen.

 

3.2     Indledende fase/generalforsamlingen

Når projektet er i støbeskeen, så vurderes de for­skellige mulig­heder.

Der laves en foreløbig oversigt over de økonomiske konsekvenser, så bestyrelsen og den en­kelte beboer får et overblik over den fremtidige boligudgift. Herunder under­søges det hvorvidt der måtte være andre forhold af betyd­ning, såsom ju­stering af ved­tægter eller andet.

Byggeadministratoren sørger også for den kor­rekte og formelle vedtagelse af projektet i forbindelse med en generalforsamling.

 

3.3     Under gennemførelsesfasen

Under gennemførelses-fasen vil byggeadmini­stratoren deltage ved byggemø­der i fornødent omfang. Her­under skal byggeadministratoren i samarbejde med den tekniske rådgiver sikre, at arbejderne udføres i overensstemmelse med projekt­ma­terialet.

Byggeadministratoren styrer den løbende øko­nomi under byggesagen i samarbejde med den tekniske rådgiver.

Når byggearbejderne er færdige, afholdes der afleveringsfor­retning sammen med den tekni­ske rådgiver og for­eningen. Eventuelle garanti­er frigives i forhold til entrepre­nører når even­tuelle mangler er udbedret.

Byg­geregn­skabet udarbejdes og sendes til beboerne og finans­ieringsinstituttet for hjemtagelse af den endelige finan­siering.

 

4       Foreningens arbejdsopgaver

Når foreningen og bestyrelsen begynder at arbej­de med en bygge­op­gave, så skal den være op­mærk­som på, at en byggeopgave er en større sag for for­ening­en.

”Godt begyndt” er som bekendt halvt ful­dendt, og derfor vil for­eningen have fordel af, at inddrage såvel de tekni­ske som de administrative råd­givere allerede fra starten.

Lad være med at pusle med disse arbejdsopgaver selv. Ansvaret er meget stort, og der er sjældent råd til fodfejl.

 

5       Sådan gribes arbejdet an; tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan

Den bedste måde at planlægge en byggeopgave på er at få lavet en tilstandsrapport.

  • Bestyrelsen får et optimalt overblik over ejendommens tilstand set med professionelle øjne
  • Bestyrelsen får hjælp til at foretage den rigtige prioritering af arbejderne
  • Bestyrelsen får samtidigt et overblik over de arbejder, som foreningen på lidt længere sigt skal være opmærksomme på.

 

Efterfølgende gennemgås tilstandsrapporten sammen med tekniker og administrator. Dermed kan bestyrelsen meget hurtig få det helt rigtige overblik over de arbejder, som er nødvendige.

Når prioriteringen er på plads, så indkaldes der typisk til en generalforsamling.

Vi har haft mange positive erfaringer med ovenstående proces.

Den giver det mindst mulige arbejde for bestyrelsen. Bestyrelsen kan på en effektiv måde sikre sig, at vedligeholdelsen af ejendommen planlægges på en rigtig god måde.

 

Læs vores FAQ (typiske spørgsmål) til byggestyring her.

 

Rigtig god fornøjelse!

 

6       Processen fra A til Z

I overordnet form kan man typisk opstille følgende proces:

 

 Idéfasen

 

  • Grundidé til projekt
  • Kontakte tekniker
  • Udarbejde/opdatere tilstandsrap­port/vedligeholdelsesplan
  • Overordnet gennemgang af økonomi

 

 Planlægningsfasen
  • Indgåelse af kontrakter med tekniker m.fl.
  • Udarbejdelse af skitseforslag
  • Undersøger støttemuligheder, lovgivningsmæssige forhold m.v.
  • Vurdere finansieringsmuligheder
  • Vurdering af kapitalforhold – herunder fremtidig andelsværdi
  • Vurdere forsikringsforhold
  • Godkendelse af skitseforslag på generalforsamling inkl. fuldmagter

Hovedprojekt

  • Detaljering af projekt
  • Indhente myndighedstilladelser
  • Tilvejebringe midlertidig finansiering/endelige finansieringstilsagn
  • Ansøge om tilskud
  • Evt. revurdering ift. generalforsamling
  • Evt. foreløbig lejevarsling

 

 Licitation (=udbud)
  • Udsende hovedprojekt
  • Afholde licitation
  • Revidere budgetter – evt. generalforsamlingsindkaldelse
  • Kontraktindgåelse efter AB92 med lavestbydende, sikkerhedsstillelse

 

 Gennemførelsesfasen
  • Granskningsmøde forud for igangsætning
  • Etablering af All-risk forsikring, anmeldelse til eksisterende forsikring vedr. ekstra storm – og brand
  • Løbende kontrol af anviste regninger
  • Afholdelse af byggemøder
  • Kontrol af ekstraarbejder

Aflevering

  • Afleveringsforretning med mangelgennemgang
  • Nedskrivning af garantier
  • Kontrol af afhjælpningsprocedurer

 

 Afslutning
  • Udarbejdelse af byggeregnskab
  • Gennemførelse af slutfinansiering
  • Udfærdigelse af evt. lejevarsling
  • Korrektion af driftsbudgetter

 

 Kontrolfase
  • Gennemførelse af 1/5års gennemgang
  • Kontrol af afhjælpning
  • Nedskrivelse af garantier