Papirløs generalforsamling – hvordan og hvorfor?

Vi vil gerne, igen i år, slå et slag for en mere papirløs generalforsamling. Fordi det sparer penge, tid og miljøet. Posttaksterne går kun én vej, og det er op! Jeres forening kan derfor spare mange penge ved at gøre al kommunikation mere elektronisk især i forbindelse med en generalforsamling, hvor mængden af papir er stor. Oftest er det bilagene til generalforsamlingen som fylder meget. Selve indkaldelsen er begrænset til 1 til 5 sider, hvorfor vi stadig anbefaler, at selve indkaldelsen sendes ud med almindelig post.

Som du måske ved, kan du allerede i dag finde al jeres forenings materiale på jeres hjemmeside.

 

Hvad betyder så den papirløse generalforsamling i praksis?
Alt materialet til indkaldelsen til generalforsamlingen, fx årsrapporten, budget, forslag etc. lægges på jeres forenings hjemmeside og sendes således ikke direkte ud til hver andelshaver.

Portoudgiften begrænses på den måde til de få stykker papir, som selve indkaldelsen fylder.

Som det er de fleste bekendt blev al kommunikation med det offentlige pr. 01-11-2014 digital. Vi i Vest Administrationen vil gerne følge denne trend.

Ønsker I som forening også at gøre dette, kan I på den kommende generalforsamling vælge at vedtage en ændring til jeres vedtægter om muligheden for elektronisk kommunikation, dvs. den papirløse generalforsamling. Du kan læse et forslag til en vedtægtsændring længere nede. Ønsker I ændringen, skal I stille den som forslag på generalforsamlingen.

 

Får vi så ikke indkaldelsen til generalforsamlingen tilsendt med almindelig post?
”Jo, alle vil få selve indkaldelsen sendt med posten. Så er vi sikre på, at alle er orienteret om tid og sted for generalforsamlingen. I indkaldelsen skriver vi en henvisning til foreningens hjemmeside, hvor alle kan finde relevant materiale som for eksempel regnskab og budget. Det er ofte det materiale, der fylder rigtig mange sider og dermed medfører en dyrere porto,” siger ejendomsadministrator, Jakob Hallas-Møller.

 

Hvad så efter generalforsamlingen?
”Efter generalforsamlingen vil referatet ligeledes blive lagt på jeres hjemmeside. Det har vi iøvrigt gjort længe” siger Jakob Hallas-Møller.

 

Hvad med beboere uden computer eller internet, hvis vi i foreningen vedtager at benytte os at den papirløse mulighed?
”Ønsker en andelshaver at modtage materialet med posten kan hun/han bare henvende sig til foreningens ejendomsadministrator enten via mail eller telefon, så sender vi det til dem. Det gælder for alle, der ikke har computer og internet,” udtaler Jakob Hallas-Møller.

 

Et forslag til en vedtægtændring, som kan hjælpe den papirløse generalforsamling på vej, Her benævnt som en ny § 26 A
Ny § 26 A. Bestyrelsen, ejendomsadministrator og andelshavere er berettiget til at fremsende alle dokumenter, meddelelser, indkaldelser, forslag, opkrævninger (bortset fra påkrav) mv. digitalt, fremlagt via foreningens hjemmeside eller anden tilsvarende fildeling.

Stk. 2. Alle andelshavere skal, om muligt, oplyse e-mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation til bestyrelsen. En andelshaver har selv ansvaret for at underrette bestyrelsen om ændringer i oplysningerne.

Stk. 3. Meddelelser og dokumenter, som er sendt til den oplyste e-mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation, skal anses for fremkommet til andelshaveren, ligesom dokumenter fremlagt via foreningens hjemmeside/anden tilsvarende fildeling skal anses for fremkommet. I sidstnævnte tilfælde skal der dog sendes en digital meddelelse til andelshaveren med henvisning til fremlagte dokumenter på hjemmesiden/anden tilsvarende fildeling.

Stk. 4. Indkaldelse til generalforsamling og andre informationer af væsentlig karakter skal bestyrelsen bekendtgøre ved opslag, så andelshavere uden e-mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation kan rekvirere materialet hos bestyrelsen eller ejendomsadministrator.

Stk. 5. Bestyrelsen, ejendomsadministrator og andelshavere er, uanset stk. 1-4, berettiget til at give meddelelser mv. med almindelig post.

 

Har du spørgsmål
Kontakt jeres ejendomsadministrator, hvis du har brug for mere information.

Oversigt over medarbejdere.

 

« Tilbage til oversigt

Log på ProBo


Klik på linket nedenfor og log på din ejendoms ProBo, hvor du kan hente ejendommens nøgledokumenter m.m.


https://probo.dk/

Hvad leder du efter?


Brug formularen til at finde det du søger i vores mange artikler omkring andelsboliger, ejerboligforeninger og ejendomsadministration: