På baggrund af en tilstandsrapport eller foreningens ønsker udarbejder den byggetekniske rådgiver et oplæg, som sammen med byggeadministratorens økonomiske oplæg er udgangspunktet for generalforsamlingens godkendelse.
Når rapporterne fra den byggetekniske rådgiver foreligger, udarbejder Vest Administrationen et budget ud fra foreningens aktuelle boligforeningsøkonomi. Her kan bestyrelsen se, hvordan en byggesag påvirker såvel foreningens økonomi samt den enkelte andelshavere/ejer. Samt i andelsboligforeninger om det vil påvirke andelsværdien.
Herefter inviterer Vest Administrationen bestyrelsen til et møde, hvor den byggetekniske rådgiver gennemgår tilstandsrapporten og vedligeholdelsesplanen for den tekniske del, og Vest Administrationen gennemgår økonomien samt forløbet i en byggesag. Med Vest Administrationens unikke værktøjer, har vi mulighed for på mødet at ændre i budgettet, således at det med det samme kan ses, hvilken forskel det gør økonomisk (både for foreningen og den enkelte beboer) at eksempelvis vælge èt vedligeholdelsesarbejde fremfor èt andet.
Vest Administrationen hjælper bestyrelsen med at afholde beboermøde, hvor alle kan stille byggetekniske spørgsmål og få afklaret økonomiske forhold - både for den enkelte beboer og for foreningen. Det sikrer et optimalt beslutningsgrundlag for alle.
En byggesag skal vedtages på generalforsamling. Med det forudgående beboermøde og ved et grundigt forarbejde sikrer Vest Administrationen, at alle vigtige aspekter er tænkt igennem før den endelige beslutning og ingen presses til at tage stilling til noget for tidligt.