Vest Administrationen har i dag en fuldt implementeret fire-dages arbejdsuge. Det har vi faktisk haft siden september 2022. Tankerne blev sat i gang tilbage i 2020 på vores årlige fællesseminar, hvor et inspirerende foredrag af tidligere medlem af guld-fireren, Viktor Feddersen. Et spørgsmål blev ved med at hænge i luften - hvad skal der til for, at Vest Administrationen kan blive administrationsbranchens guld-firer? Vi er allerede rigtig gode til vores arbejde. Det beviser vores solide regnskaber og vores top 10 placering i Great Place to Work, men vi vil gøre noget ekstra og noget unikt.
Hvorfor gør vi det
Vi har i Vest Administrationen altid haft fokus på, at der skal være tid til andet end arbejde. Vi mener, at der selvfølgelig skal være tid til at være sammen med familien, dyrke sin hobby eller hvad man nu vil bruge sin egen, private tid på. Fritid skal være lig med frihed. Det er også en af grundene til, at ancienniteten er høj og sygefraværet lavt, vi passer på hinanden, så vi kan passe vores kunder, og det vil vi blive ved med. Men at kunne give en hel ekstra fridag om ugen betyder også, at vi vil være mere motiverede og oplagte, når vi er på arbejde. Det viser alle erfaringer indtil videre. Vi tror også på, at dette betyder, at vi kan levere en bedre service til vores kunder, når medarbejderne er mere veloplagte. Og apropos det der med erfaringer fra andre, så har vi igennem et år snakket med rigtig mange, der har prøvet det. Og de er vilde med det, og vi er vilde med idéen!
Hvordan gør vi det
Vi udnytter vores i forvejen meget stærke processer, hvor vi automatiserer, alt hvad vi kan komme i nærheden af. Derudover, og det er noget af det, der har fyldt rigtig meget i processen, så har vi kigget hele vejen rundt i organisationen for at se, hvor vi har spildtid. For lad os bare være ærlige, vi er allesammen skyldige i at opfinde projekter og møder, som måske ikke var så relevante alligevel. Det er vi godt på vej til at komme til livs, ved fx at oprettet fælles fokus zoner hvor ingen forstyrrer hinanden, korte møder ned (eller helt fjerne dem) og som minimum have udfyldt en mødeskabelon med tydelig angivelse af formål, forberedelse, agenda mv. samt bruge endnu mere smart teknologi med hjælp fra fx Witrics. Til at hjælpe os har vi haft besøg af flere eksterne oplægsholdere, herunder Pernille Abildgaard, Dennis Nørmark (se video længere nede på siden) og Michael Pedersen fra CBS (se video længere nede på siden). Vi er også med i Pernille Abildgaards netværk om fire dages arbejdsuge, hvor vi henter inspiration fra virksomheder, der alle har eller planlægger at indføre fire dages arbejdsuge, som Abtion, Metronome, Arkitema, Molt Wengel, Amnesty International Danmark, Nordic Sustainability, Institut for Cyber Risk, Retio, SustainX, Dansk Stalking Center, LEGO House.
Hvad med kunderne?
Det skal selvfølgelig ikke gå ud over kunderne. Vi arbejder på at sikre tilgængelighed, så ingen kunder føler, at de får en dårligere service, tværtimod. Vores mål er, at man som kunde får mere kvalificeret sparring og rådgivning, når man har det behov, men samtidig kan finde svar på mere generelle spørgsmål via vores digitale kanaler. Vi har som forberedelse undersøgt vores processer (endnu engang) for at se, hvor vi kan spare tid, og så har vi kigget på, hvornår der er færrest henvendelser. Oversigten nedenfor taler sit tydelige sprog, om fredagen er der bare færre, der vil tale med os.
Antal indgående opkald i gennemsnit i 2022
Mandag 130
Tirsdag 117
Onsdag 104
Torsdag 115
Fredag 96
I Vest Administrationen har vi fokus på at undgå pseudoarbejde. Det er spild af tid og ineffektivt. Det er også nødvendigt at undgå, når vi skal have fire dages arbejdsuge. Vi var så heldige at blive inspireret af en af den dygtigste på området, Dennis Nørmark, der gav os gode tips og tricks til at holde fokus på det værdiskabende for vores kunder. Se et kort udsnit i videoen.
Når man går fra fem til fire dage om ugen, er der flere ting, man skal være opmærksom på i organisationen. Det mener i hvert fald Michael Pedersen fra CBS. Han i en lang årrække forsket i ledelse og organisationer, de seneste år også i fire dages arbejdsuge. Hør hans vigtigste input til Vest Administrationen i videoen her.
Artikler
Vi har været så heldige, at andre også finder vores vej mod fire dages arbejdsuge interessant.
- EjendomDanmark artikel om Vest Administrationens fire-dages arbejdsuge side 38-40
Få et tilbud på den administrationsløsning, der passer til jeres behov.
Vi sammensætter en administrationsløsning efter netop jeres behov, men en række ydelser har faste priser.
Hvis du endnu ikke er overbevist om, at Vest Administrationen skal være jeres nye administrator, kan et kig på vores medarbejdere måske hjælpe. Kompetencerne er i top, til gavn for både jer som bestyrelse og alle beboere i jeres forening.
Udover Jakobs gode personlige egenskaber er vi helt trygge ved hans faglighed, især hans store viden om økonomi, så vi føler os helt trygge ved ham. Og som bonus svarer han hurtigt på vores spørgsmål
Vi er helt trygge ved Lisbeth, der altid bare fikser tingene. Vi skal ikke bekymre os om noget, når hun tager fat på den specifikke opgave. Det giver ro og sparer os for tid og besvær, hvilket vi er rigtig glade for
Man får altid god og kyndig hjælp, når man ringer til Lisbeth
Den bedste ved Louise er, at hun kender os så godt, at hun altid kan vejlede os om både store og små ting, hvilket giver os en stor tryghed
Maja er rigtig god til at pleje vores relation og hun kan altid huske historikken. Hun holder det nede på jorden via sin høje faglighed og kommer altid hurtigt retur med svar, så vi bruger hendes kompetencer meget
Hos AB Suomisvej 3 kan vi kun anbefale Vest Administrationen A/S, hvor Maja altid giver hurtig betjening og god service samt en kompetent rådgivning. Vi får også god information om, hvad der sker på andelsboligmarkedet
Udover at være hurtig og præcis, uanset hvad temaet er, så er Ole altid behagelig, og han er vellidt af alle i foreningen. Han er tydeligvis meget kvalificeret og formår altid at være i øjenhøjde, hvilket vi sætter stor pris på
Gitte er altid glad og hendes gode humør smitter. Og så gør hun ikke tingene komplicerede, men formidler på en måde, så alle kan forstå det
Hanne giver altid kompetent rådgivning ud fra sin brede viden, og man får altid en konstruktiv dialog
Her har du muligheden for at få værdifuld viden om ejendomsadministration af andels- og ejerboligforeninger. Vi vil hellere levere kvalitet end kvantitet til dig, så forvent ikke mere end 1-2 informationsemails om måneden.
VEST ADMINISTRATIONEN A/S
Gammel Vartov Vej 1
2900 Hellerup
CVR 25333969
Tlf: 33 24 61 26
Email: info@vestadm.com
Åbningstider:
Man – tors kl. 10 – 15
Telefontider:
Man – tors kl. 10 – 14
Fredag telefonvagt kl. 10 – 14
(lukket 12 – 12.30)