BLIV KLOGERE ARTIKLER & TIPS

Dirigentens rolle på generalforsamlingen


AF Gitte Sørensen , ADM. Ejendomsadministrator
Hvad er dirigentens rolle på generalforsamlingen i jeres boligforening? Hvem kan påtage sig dirigenthvervet på generalforsamlingen?

Dirigentens rolle på generalforsamlingen

Hvad er dirigentens rolle på generalforsamlingen i jeres boligforening? Hvem kan påtage sig dirigenthvervet på generalforsamlingen? Hvad er dirigentens vigtigste opgave? Hvilke egenskaber skal en god dirigent besidde? Den demokratiske ret til at træffe beslutninger i en andels- eller ejerforening udøves på generalforsamlingen. Selve indkaldelsen og tilrettelæggelsen står bestyrelsen/foreninges ejendomsadministrator for i overensstemmelse med foreningers vedtægter, hvor kravene til selve indkaldelsen er defineret. Men rammerne for tilrettelæggelsen og afviklingen af generalforsamlingen er meget fleksible.

 

Valg af dirigent

Til at lede generalforsamlingen vælges en dirigent. Dirigenten vælges i praksis enten direkte af generalforsamlingen eller af bestyrelsen forud for generalforsamlingens afholdelse. I vedtægterne er der som hovedregel en bestemmelse om, at dirigenten vælges af generalforsamlingen.

Uanset hvem, der formelt vælger dirigenten, så anbefales det, at bestyrelsen altid peger på en person, der ønskes valgt som dirigent. Det giver vedkommende mulighed for i god tid inden generalforsamlingen at forberede sig på og tilrettelægge afviklingen af punkterne på dagsordenen og forberede sig på de eventuelle problemer, der kan opstå undervejs.

Dirigentens opgave er at have fokus på og sikre en god dialog på generalforsamlingen. Der eksisterer ikke noget krav om særlig uddannelse eller kompetencer i forhold til at kunne udføre dirigenthvervet. Men vi anbefaler, at dirigenten har et grundigt kendskab til og erfaring med foreningens vedtægter og især gør sig bekendt med afstemningsreglerne. Oftest er det foreningens ejendomsadministrator, som er dirigent.

 

Dirigentens opgaver

Dirigentens fornemmeste opgave er at gennemføre generalforsamlingen på en så smidig måde som muligt. Forud for eller på generalforsamlingen skal dirigenten tjekke, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt, og om frister i vedtægterne er overholdt. Herudover er det nærliggende, at dirigenten har været i kontakt med eventuelle forslagsstillere, samt eventuelle opstillede kandidater. Dirigenten kan således ikke tillade opstilling – endsige valg – af kandidater til bestyrelsen eller som revision, medmindre der er sikkerhed for, at de pågældende er villige til at modtage valg. Dirigenten bør også holde et møde med bestyrelsens formand med henblik på at afstemme forløbet op til og under generalforsamlingen samt den nærmere fordeling af opgaver.

 

Før generalforsamlingen

Det vil desuden være en god idé for dirigenten inden generalforsamlingen at have dannet sig et overblik over generalforsamlingens sammensætning, herunder hvor mange stemmer, og hvor stor en andel af foreningen, der er repræsenteret, antal afgivne fuldmagter og brevstemmer, tilstedeværende medlemmer og generalforsamlingens beslutningsdygtighed, herunder opfyldelse af eventuelle krav til quorum. Dirigenten får på den måde et billede af, hvilke forslag, der ville kunne vedtages på baggrund af de allerede afgivne stemmer og fuldmagter i tilfælde af krav om afholdelse af en skriftlig afstemning og får derfor en mulighed for at planlægge generalforsamlingens forløb. Dirigenten får dermed også mulighed for at tage kontakt til eventuelle forslagsstillere. Sådanne forudgående undersøgelser kan være en stor hjælp til at sikre en smidig afvikling.

 

Under generalforsamlingen

Dirigenten fungerer under hele generalforsamlingen som en kombineret ordstyrer og mødeleder. Det er dirigenten, der leder afviklingen af punkterne på dagsordenen – såvel præsentation af forslag som styring af eventuelle indlæg, spørgsmål, svar og afstemninger.

Dirigentens rolle skal sørge for, at debatten forløber roligt, at alle, der ønsker ordet, får det, og sørge for at lukke debatten efter hvert punkt på dagsordenen. Dirigenten har ret til at tilrettelægge drøftelserne og herunder beslutte, hvornår debatten er afsluttet, at afskære indlæg og om nødvendigt bortvise deltagere fra generalforsamlingen.

Dirigenten kan derudover træffe beslutning om (i) valg af afstemningsform, (ii) hvorvidt afgivne stemmer er gyldige eller ugyldige, (iii) udfaldet af afstemninger, (iv) hvorvidt forslag kan behandles på generalforsamlingen, (v) tvister om stemmeret samt (vi) spørgsmål om fuldmagter. Listen er ikke udtømmende, og dirigentens kompetence er vidtgående.

Det er således også dirigentens rolle og opgave at sikre, at generalforsamlingen ikke trækker i langdrag, men bliver afholdt inden for en tidsmæssigt fornuftig ramme.

 

Vest Administrationen påtager sig gerne dirigenthvervet

For mange kan dirigenthvervet virke som en krævende opgave at påtage sig, og netop derfor anbefaler vi, at det er foreningens ejendomsadministrator som er dirigent på jeres generalforsamling. Den enkelte ejendomsadministrator deltager hvert år på mellem 30 og 40 generalforsamlinger og har derfor stor ekspertise i, hvordan en god generalforsamling skal forløbe.

 

Kontakt jeres ejendomsadministrator

Har du spørgsmål vedr. Dirigentens rolle på generalforsamlingen ? Kontakt ejendomsadministrator Gitte Sørensen på tlf. 3328 0222 eller email gis@vestadm.com

EJENDOMS- ADMINISTRATION

Leder du efter en professionel ejendomsadministrator? Vi har mere end 30 års erfaring med ejendomsadministration og byggestyring for andels- og ejerboligforeninger og gårdlaug.

KONTAKT OS

Du er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte os. Udfyld formularen og vores venlige og dygtige reception hjælper dig.

HOLD DIG OPDATERET

Her har du muligheden for at få værdifuld viden om ejendomsadministration af andels- og ejerboligforeninger. Vi vil hellere levere kvalitet end kvantitet til dig, så forvent ikke mere end 1-2 informationsemails om måneden.