BLIV KLOGERE ARTIKLER & TIPS

Derfor kan I med fordel slå på, at en generalforsamling - udover at være chancen for at samles om fællesskabet i foreningen - med et godt fremmøde giver generalforsamlingen den nødvendige beslutningsdygtighed, så foreningen undgår ekstra omkostninger til en eventuel ekstraordinær generalforsamling, fx ved vedtægtsændringer.

Udover ekstraudgifterne giver det også ekstraarbejde til jer som bestyrelse, når der skal planlægges ekstraordinær generalforsamling, og I skal alle nedenstående punkter igennem igen.

En kort guide til den gode generalforsamling

I Vest Administrationen har vi med små 400 foreninger og mere end 30 års erfaring stor ekspertise i afholdelse af generalforsamlinger. Det har givet os en god fornemmelse for, hvad der skal til for at skabe en god en generalforsamling og et godt fremmøde, så den bliver en positiv oplevelse for alle. Her er vores bedste tips:

1. Indkaldelse og eventuelle forslag fra bestyrelsen sendes i god tid og i henhold til foreningens vedtægter. Beboere (andelshavere og ejere) er også velkomne til at stille forslag. Husk altid, at man skal kunne stemme ja eller nej til et forslag.

2. Sæt opslag op i opgangen og opfordr dine naboer til at møde op, når du møder dem. Den digitale version af opslagstavlen findes også på jeres hjemmeside via ProBo.

3. Vælg dato og tid med omtanke – hold det fri af større begivenheder som fx valg, landskampe eller X-Factor finale. Også selvom alle i bestyrelsen synes, at en landskamp i en af vores nationalsportsgrene er irrelevant, så gælder det ikke altid for ”kunden” (i dette tilfælde beboerne). Hvis muligt, planlæg tid på dagen efter, hvordan det passer ift. de fleste beboeres arbejde og eventuelle familieliv. Kl. 17.00 kan nogle gange være bedre end kl. 19.00, fordi der så er noget ’aften tilbage’, når generalforsamlingen er slut.

4. Vælg det rette format, der passer til jer. Nogle gange fungerer det fysiske fremmøde bedst, andre gange er et digitalt møde bedst. Det afhænger af flere ting, som fx om I i forvejen er meget sociale og dyrker dette i andre fora, har et velegnet lokale, og hvad er der på dagsorden. Dette kan jeres administrator hjælpe med, ud fra en lang erfaring med, hvad der virker eller ikke virker. Erfaringen under Corona har vist, at der i langt de fleste tilfælde er en højere deltagelse ved online generalforsamlinger.

5. Gør det tydeligt, hvem der sidder i bestyrelsen. Det hjælper nye foreningsmedlemmer.

6. Vælg en dirigent med gennemslagskraft og styr på vedtægterne. En post, Vest Administrationens ejendomsadministratorer gerne påtager sig.

7. Forbered dagsorden sammen med dirigenten, så han/hun er godt klædt på. Det er også jeres mulighed for at fremhæve eventuelle punkter, der kræver ekstra opmærksomhed.

8. Gennemgå punkter på en måde, så alle forstår, hvad der bliver stemt om.

9. Giv god tid til spørgsmål og kommentarer, så der ikke er noget uforløst. Alt med måde, dog. Undgå at det bliver trukket i langdrag, husk også at skære igennem (her kan det være en fordel at have en ekstern dirigent til generalforsamlingen).

10. Involver foreningens medlemmer i underudvalg. Det kan ske ved forslag under eventuelt. Det inddrager beboerne på en god måde, og giver bestyrelsen en rigtig god mulighed for at udrettet en del mere bestyrelsesarbejde til gavn for foreningen.