BLIV KLOGERE ARTIKLER & TIPS

Ny i bestyrelsen?


AF Louise Juul Andersen , ADM. Ejendomsadministrator, Finansøkonom
Tillykke med valget som bestyrelsesmedlem. I Vest Administrationen ønsker vi naturligvis at klæde nye bestyrelsesmedlemmer bedst muligt på til opgaven og har derfor lavet en kort guide, som vi håber vil hjælpe dig.

Ny i bestyrelsen?

Se optagelse og præsentation fra vores modul "Ny i bestyrelsen" på vores gratis bestyrelsesakademi HER.

 

Vedtægter

Foreningens vedtægter er et sæt regler, som sammen med lovgivningen regulerer forholdet mellem beboerne og foreningen, og beboerne indbyrdes. Derudover regulerer vedtægterne, hvordan foreningen og
ejendommen skal drives. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og denne vælger en bestyrelse, som skal varetage foreningens interesser og skal sikre sig, at foreningens vedtægter bliver overholdt. Det er bestyrelsens pligt at sørge for, at vedtægterne bliver fortolket objektivt og sagligt, således at alle beboere behandles lige. Derfor er det også disse grundprincipper, bestyrelsens beslutninger skal træffes ud fra.

 

Hvad er en bestyrelse

Bestyrelsen i en andelsboligforening eller ejerforening er som udgangspunkt et kollektiv, det vil sige at bestyrelsen optræder som en enhed og træffer beslutninger i fællesskab. Det er derfor ikke muligt for et
enkelt bestyrelsesmedlem at handle på vegne af bestyrelsen, medmindre der i forvejen er givet mandat hertil.

 

Forretningsorden

Bestyrelsen fastsætter en forretningsorden, hvor der beskrives, hvordan møderne skal foregå, hvor ofte de skal afholdes, hvordan opgaver mv. fordeles (se evt. mere fra vores gratis Bestyrelsesakademi om "Samarbejde i bestyrelsen"). Der vil ofte være nedskrevet en forretningsorden for bestyrelsen i foreningens vedtægter. Derfor er det altid en god ide, at tjekke vedtægterne inden en ny forretningsorden fastsættes. Det anbefales at det i forretningsordenen bør fremgå, hvordan bestyrelsesmedlemmerne fordeler opgaver og ansvar mellem sig for på den måde at lette arbejdet med, at hvert bestyrelsesmedlem har hvert deres opgaveområde. Dermed sikrer bestyrelsen sig også, at arbejdet bliver fordelt ud og at der ikke er flere der udfører samme arbejde. Flere foreninger vælger at have en bestyrelsesmail, som alle bestyrelsesmedlemmerne får adgang til. Vi anbefaler, at I bruger ProBo. Se mere her om at oprette email hos ProBo. Med en bestyrelsesmail vil foreningens beboere have én kontaktvej til bestyrelsen, som både letter foreningens beboere, men også bestyrelsesmedlemmerne, som ikke skal benytte deres private mail. Dertil vil det sikre, at foreningen har ét samlet arkiv til mailkorrespondancer, og man sikrer dermed bedst muligt at der ikke er information der går tabt, når et bestyrelsesmedlem træder ud af bestyrelsen. Der er yderligere info i videoen "beskeder" på ProBo siden.

 

Inhabilitet

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af en sag, såfremt bestyrelsesmedlemmet eller en person, som denne er beslægtet eller besvogret med eller har lignende tilknytning til, kan have
særinteresser i sagens afgørelse.

 

ProBo

Vest Administrationen stiller kommunikationsværtøjet ’ProBo’ til rådighed for foreningen, som samtidig giver bestyrelsen et nyttigt arbejdsredskab til bestyrelsesarbejdet.
På ProBo er der adgang til foreningen dokumenter, det er muligt at sende SMS eller mail om vigtige forhold til beboerne. Der findes en opslagstavle, som kan benyttes af beboerne, ligesom at der er mulighed for, at sende private mailbeskeder. Derudover er der mulighed for, at oprette en kalender, således at bookning af fx fællesvaskeri vil være muligt via ProBo. For bestyrelsesmedlemmerne er der derudover adgang til bestyrelsens dokumentarkiv, følge foreningens økonomi, samt muligheden for at sende nyheder og orientering ud til beboerne. Jeres administrator hos Vest Administrationen sørger for, at man som  bestyrelsesmedlem automatisk får adgang til bestyrelsesdelen på ProBo. Se videoer til alle funktioner.

 

Kompetencer

Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen, og udføre generalforsamlingens beslutninger. Det betyder, at bestyrelsen skal agere som ”generalforsamlingens fuldmægtige,” således at bestyrelsen
påtager sig at varetage foreningens drift, vedligeholdelse og fornyelser i det omfang, sådanne foranstaltninger efter ejendommens karakter må anses for påkrævede. Derudover er det bestyrelsen som udarbejder aftaler med leverandører, husordenssager, tegning af forsikringer og løbende holder et vågent øje med at økonomien og det vedtagne budget overholdes. Det er også bestyrelsens ansvar at stå for en eventuel ansat vicevært og tilse, at denne varetager de pålagte opgaver. For andelsboligforeninger er køb og salg af andelsboliger også en del af bestyrelsesansvarsopgaven.

 

GDPR

Som bestyrelse skal man passe på de data som I modtager, men så heller ikke mere. Har bestyrelsen en bestyrelsesmail, skal den ligge hos en ’sikker’ leverandør, som fx tidligere omtalte ProBo. Mails modtaget i bestyrelsen af persondatamæssige karakter (hvad man selv vil anse som private forhold) må ikke være frit tilgængelige for beboerne af foreningen. Helt grundlæggende skal bestyrelsen spørge sig selv; har jeg en  bestyrelsesmæssig interesse i at være i besiddelse af disse oplysninger, fx i forhold til ventelister, varmeregnskaber, andelsoverdragelser m.v. Er svaret ja, må bestyrelsen gemme disse oplysninger. For yderligere oplysninger om GDPR henvises til foreningens dokumentarkiv på ProBo under mappen →’Ejendommen’ → ’04 GDPR – persondataforordningen’.

 

Bestyrelsesansvarsforsikring

Selv om man har en ansvarsforsikring som privatperson via sin indboforsikring, gælder forsikringen ikke, hvis man begår en fejl i arbejdet som bestyrelsesmedlem. Her er det foreningen eller bestyrelsesmedlemmet selv, som skal betale for et eventuelt tab. Derfor anbefales det, at foreningen tegner en bestyrelsesansvarsforsikring, som beskytter det enkelte bestyrelsesmedlem mod erstatningsansvar og risiko for formuetab som følge af ledelsesansvar. Forsikringen bliver normalt tegnet i forbindelse med ejendomsforsikringen, og forsikringsbetingelserne kan imidlertid variere. Forsikringssummen bør ikke være under kr. 1 mio. Det bør også undersøges om omkostninger og udgifter til sagens afgørelse – typisk advokatomkostninger, dækkes indenfor forsikringssummen eller ej. I forsikringsbetingelserne bør der også tydeligt stå, at forsikringen dækker både tidligere, nuværende og fremtidige bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter.

 

Administrator

Hos Vest Administrationen ønsker vi, at gøre det nemt at være bestyrelse. Det betyder for dig:

- At der er tilknyttet én fast kontaktperson, så foreningen kan nøjes med at kontakte én person, hvis der er brug for hjælp.
- At bestyrelsen sparer tid på bestyrelsesarbejde og dermed får tid til andet.
- At foreningen får en professionel rådgiver som jeres samarbejdspartner.
- At Vest Administrationen sørger for at have det samlede overblik, så I kan føle jer trygge.

Vest Administrationen står naturligvis til rådighed, såfremt at du har spørgsmål til din rolle som nyt bestyrelsesmedlem i din andelsbolig - eller ejerforening.

 

Kontakt jeres ejendomsadministrator

Har du spørgsmål vedr. reglerne? Kontakt din ejendomsadministrator på tlf. 3324 6126 eller email info@vestadm.com

EJENDOMS- ADMINISTRATION

Leder du efter en professionel ejendomsadministrator? Vi har mere end 30 års erfaring med ejendomsadministration og byggestyring for andels- og ejerboligforeninger og gårdlaug.

KONTAKT OS

Du er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte os. Udfyld formularen og vores venlige og dygtige reception hjælper dig.

HOLD DIG OPDATERET

Her har du muligheden for at få værdifuld viden om ejendomsadministration af andels- og ejerboligforeninger. Vi vil hellere levere kvalitet end kvantitet til dig, så forvent ikke mere end 1-2 informationsemails om måneden.