BLIV KLOGERE ARTIKLER & TIPS

Papirløs generalforsamling – hvordan og hvorfor?


AF Jakob Hallas-Møller , ADM. Ejendomsadministrator HD (R)
SELVOM DIGITALISERINGEN ER GÅET STÆRKT DE SENERE ÅR, ISÆR UNDER CORONA, KAN VI I VEST ADMINISTRATIONEN SE, AT DER STADIG ER ET STYKKE VEJ ENDNU TIL DEN PAPIRLØSE GENERALFORSAMLING.

Papirløs generalforsamling - hvordan og hvorfor?

Der er flere gode grunde til, at det er en god idé at blive papirløs - det sparer tid og penge og er godt for miljøet. Derfor er det heller ikke kun relevant for generalforsamlingen, men det er uden tvivl den største ”papirsluger” hos alle foreninger. Derfor gennemgår vi nogle af de mest oplagte spørgsmål og praktiske elementer her. Og med de mange digitale generalforsamlinger, der blev holdt under Corona, synes vi, det giver god mening at gå helt papirløs.

 

Det koster ekstra

Det er nok ikke nogen overraskelse for de fleste, at portoen for at sende et brev har været støt stigende i mange år. Vi er ikke synske i Vest Administrationen, men vi hopper ud i det og forudser, at det kun bliver dyrere i fremtiden. Det er første sted, foreningen kan spare penge. Men brevene pakker ikke sig selv, og de kan tage lang tid. Der skal både printes og pakkes mange forskellige typer dokumenter.

 

Hvordan fungerer det i praksis

I har allerede jeres egen hjemmeside gratis via Probo. Her lægges al materiale ud, fx årsrapporten, budget, forslag etc., og hver enkel beboer kan tilgå det derfra. Og så sendes indkaldelsen via email inkl bilag (årsrapport, budget, forslag mv.), så vi også her sparer porto og timer.

 

Kan man bare sådan gøre det hele digitalt

Ikke helt, det skal godkendes på generalforsamlingen og ændres i vedtægterne. Det kræver derfor, at det stilles som forslag på generalforsamlingen. Snak med din daglige ejendomsadministrator om, hvordan I gør.  Nederst på siden her er der forslag til vedtægtsændring.

 

Hvad så efter generalforsamlingen

”Efter generalforsamlingen vil referatet ligeledes blive lagt på jeres hjemmeside. Det har vi i øvrigt gjort længe” siger Jakob Hallas-Møller.

 

Hvad med beboere uden computer eller internet

”Ønsker en andelshaver at modtage materialet med posten kan hun/han bare henvende sig til foreningens ejendomsadministrator enten via mail eller telefon, så sender vi det til dem. Det gælder for alle, der ikke har computer og internet,” udtaler Jakob Hallas-Møller. Bemærk, at foreningen her betaler for porto, papir og konvolut.

 

Et forslag til en vedtægtændring, som kan hjælpe den papirløse generalforsamling på vej, Her benævnt som en ny § 26 A

Ny § 26 A. Bestyrelsen, ejendomsadministrator og andelshavere er berettiget til at fremsende alle dokumenter, meddelelser, indkaldelser, forslag, opkrævninger (bortset fra påkrav) mv. digitalt, fremlagt via foreningens hjemmeside eller anden tilsvarende fildeling.

Stk. 2. Alle andelshavere skal, om muligt, oplyse e-mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation til bestyrelsen. En andelshaver har selv ansvaret for at underrette bestyrelsen om ændringer i oplysningerne.

Stk. 3. Meddelelser og dokumenter, som er sendt til den oplyste e-mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation, skal anses for fremkommet til andelshaveren, ligesom dokumenter fremlagt via foreningens hjemmeside/anden tilsvarende fildeling skal anses for fremkommet. I sidstnævnte tilfælde skal der dog sendes en digital meddelelse til andelshaveren med henvisning til fremlagte dokumenter på hjemmesiden/anden tilsvarende fildeling.

Stk. 4. Indkaldelse til generalforsamling og andre informationer af væsentlig karakter skal bestyrelsen bekendtgøre ved opslag, så andelshavere uden e-mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation kan rekvirere materialet hos bestyrelsen eller ejendomsadministrator.

Stk. 5. Bestyrelsen, ejendomsadministrator og andelshavere er, uanset stk. 1-4, berettiget til at give meddelelser mv. med almindelig post.

 

Kontakt jeres ejendomsadministrator

Har du spørgsmål vedr. Generalforsamling? Kontakt ejendomsadministrator på tlf. 3324 6126 eller email info@vestadm.com

 

EJENDOMS- ADMINISTRATION

Leder du efter en professionel ejendomsadministrator? Vi har mere end 30 års erfaring med ejendomsadministration og byggestyring for andels- og ejerboligforeninger og gårdlaug.

KONTAKT OS

Du er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte os. Udfyld formularen og vores venlige og dygtige reception hjælper dig.

HOLD DIG OPDATERET

Her har du muligheden for at få værdifuld viden om ejendomsadministration af andels- og ejerboligforeninger. Vi vil hellere levere kvalitet end kvantitet til dig, så forvent ikke mere end 1-2 informationsemails om måneden.