Se modul om konflikthåndtering på vores gratis bestyrelsesakademi HER.

Konflikter i foreninger er desværre næsten uundgåelige. I de fleste ældre ejendomme i København og omegn kan man høre, når naboen vasker op, spiller høj musik og synger endnu højere med på sin yndlingssang eller har gæster på den anden side af midnat. I bestyrelseslokalet kan der også være uenigheder, der kan føre til konflikter. Her kan der fx være tale om mistillid til den måde, et bestyrelsesmedlem agerer på ift. forenings drift og implementering af beslutninger truffet på generalforsamlingen. Men hvordan løser man denne type uoverensstemmelser i god tone, så man fortsat kan sige hej på trappen eller i gården og få det til at fungere i bestyrelseslokalet? Hvad skal I som bestyrelse være opmærksomme på?

Konflikter kan være på forskellige niveauer, men dialog er vejen frem

Før vi bliver mere konkrete, er det vigtigt at skelne mellem hvilken rolle, parterne i en konflikt har. Der er typisk tre kombinationer:

• To andelshavere/ejere
• En andelshaver/ejer og bestyrelsen
• Bestyrelsesmedlemmer internt

Det er oftest meget forskellige mekanismer, der er i spil, afhængig af de forskellige roller. Det gælder både for foreningen og ejendomsadministrator af jeres ejer- eller andelsboligforening, hvis denne skal hjælpe. Derfor er vores første råd, når vi hører om konflikter, at man skal gøre sig klart hvilken rolle, de implicerede parter har ud fra de tre ovenstående kombinationer. Derfra kan man så tage initiativer til at løse problemet. Her er vores erfaring også, at mange ting i virkeligheden ikke er så stort et problem, når det kommer til stykket. Det kan ofte være en irritation, der er bygget op over længere tid, uden at de implicerede parter har snakket om det. Og det leder os så til det første, og ofte eneste nødvendige, skridt – start med at tage dialogen med den/de respektive part(er). Det virker voldsomt, hvis man med det samme trækker advarsels- eller trusselskortet og vil være konfliktoptrappende.

Hvad er bestyrelsens rolle ved konflikthåndtering?

I en situation hvor det er ikke-bestyrelsesmedlemmer, bør bestyrelsen forsøge at mægle ud fra sund fornuft og som udgangspunkt forsøge at lade parterne selv klare uoverensstemmelserne. Brug ovennævnte råd om dialog, evt. med henvisning foreningens vedtægter og husorden og dermed regler for fx støj efter et bestemt tidspunkt samt tips til, hvordan man tager dialogen. Er det ifm. nabostøj, er der gode råd at hente fra projektet ”Nabostøj”. Først i sidste instans bør der kigges på de juridiske aspekter: Bemærk, at en konflikt af denne type skal løses udenfor generalforsamlingen.

Er det bestyrelsen og en beboer, der har en konflikt, kan der hurtigere komme juridiske aspekter ind over. Det kommer dog an på, hvad kernen er. Er det decideret chikane, misligholdelse eller andet, der er skadende for foreningen og denne værdi, vil der være kortere vej til, at bestyrelsen skal forholde sig til, hvordan det kan løses ved hjælp af jura. Selvom dette er konfliktoptrappende, er det også bestyrelsens ansvar at varetage foreningens bedste, hvorfor det kan være nødvendigt. Bemærk, at en konflikt af denne type også skal løses udenfor generalforsamlingen.

Er konflikten derimod internt i bestyrelsen, vil der stort set med det samme være fokus på det juridiske. Her skal det afklares, om der er et mindretal vs. flertal internt i bestyrelsen. Hvis der er flertal, vil dette – afhængig af konfliktens karakter – i mange tilfælde føre til, at mindretallet må trække sig, såfremt vedtægterne er overholdt. Hvis det ikke kan løses internt i bestyrelsen, tages det op som et punkt på generalforsamlingen, hvor der stilles et mistillidsvotum til den/de pågældende part(er). Generalforsamlingen afgør dermed striden.

Læs mere om vores juridiske kompetencer ved administrationschef Timmy Lund.

Hvad er ejendomsadministrators rolle ved konflikthåndtering?

Foreningens ejendomsadministrator kan hjælpe med at analysere situationen og rådgive jer om, hvordan I skal forholde jer. Jeres ejendomsadministrator kender jeres vedtægter og de gældende regler og kan hjælpe med at tolke disse ud fra den aktuelle uoverensstemmelse. Derudover har vi i Vest Administrationen mange års erfaring og har ofte set det meste før. Det er dog vigtigt at huske på, at ejendomsadministrator er bestyrelsens sparringspartner. Vi kan ikke agere konfliktmægler, men kan henvise til en, skulle det komme dertil. Det gør det heldigvis sjældent, især hvis man bruger sin sunde fornuft og tager dialogen.

Kontakt jeres ejendomsadministrator

Har du spørgsmål vedr. konflikthåndtering? Kontakt din administrator på tlf. 3324 6126 eller email info@vestadm.com.

Eksempel på procedure fra en af Vest Administrationens kunder

Foreningen "E/F matr. nr. 3785 af Udenbys Klædebo Kvarter" har udarbejdet nedenstående procedure, som de venligst har tilladt os at dele til inspiration. Dokumentet kan også downloades HER.

Klager i forhold til andre ejere og andelshavere (2022-04-13)

Ejerforeningen/andelsboligforeningen og administrationen skal, i den udstrækning det er muligt, medvirke til god ro og orden.

Du er, som ejer/andelshaver, ansvarlig for din, din husstands og dine gæsters samt eventuelle lejeres adfærd på ejerforeningens/andelsboligforeningens område.

Inden du beslutter dig for at klage over din nabo, bør du overveje, om det ikke er bedre, at I selv løser problemerne på en mere afdæmpet og fornuftig måde. Langt de fleste konflikter mellem naboer kan løses via dialog og gensidig hensyntagen.

Administrationen og bestyrelsen bør kun inddrages i de situationer, hvor du/I ikke selv er i stand til at løse problemerne.

Når vi modtager en henvendelse, vil vi, som det første, tilbyde mulighed for konfliktmægling.

Ved konfliktmægling får parterne hjælp til at få snakket tingene igennem. Konfliktmægleren kan med deres tilstedeværelse, skabe et trygt rum for den svære snak og sikre, at parterne både får tid til at tale og lytte. På den baggrund finder parterne forhåbentlig en ny fælles vej for, hvad der skal til, for at det fremtidige samarbejde eller samvær kan fungere.

Hvis den ene part ikke ønsker at deltage i en mægling, kan vi tilbyde en konfliktmægler der rådgiver den anden part. Her får du hjælp til, hvordan du kan skabe en forandring alene ved, at du gør noget andet, end du plejer.

Hvis konfliktmæglingen ikke løser situationen, har du mulighed for at rejse en egentlig klagesag.

1. Skriftlighed

Af bevishensyn modtager vi kun skriftlige klager.

Klagen skal indeholde tydeligt navn og adresse på de involverede parter.

2. Konkret indhold

En klage skal altid være konkret.

En klages skal indeholde / beskrive det faktuelle forhold.

Hvis tvisten vedrører støj, vil vi råde dig til at føre en ”logbog”. I ”logbogen” kan du notere datoer, støjperioder samt en kortfattet beskrivelse af støjen. Du skal samle et par ”støjdatoer”, før klagen afleveres. Eventuelle lydoptagelser og lydmålinger er også en mulighed via de fleste smartphones.

Hvis sagen vedrører en kriminel handling som f.eks. vold eller alvorlige trusler m.v., skal du som offer selv anmelde sagen til politiet. Du kan efterfølgende sende en konkret klage vedlagt kopi af din kvittering fra politiet.

Hvis du er besiddelse af straffedommen, vil vi meget gerne have en kopi tilsendt.

3. Underskrifter

Klager har størst vægt, hvis den som udgangspunkt er underskrevet af flere berørte beboere, der er generet af indklagede. En klagesag kan fremstå som påstand mod påstand, såfremt kun en beboer har underskrevet klagen. Administration og bestyrelse repræsenterer begge parter i en klagesag, hvorfor vi ikke tage parti.

4. Hvordan kan du aflevere din klage?

Klagen kan sendes på mail eller via almindelig post til bestyrelsen og/eller administrationen.

5. Hvordan behandler vi klager?

Adfærdsklager indeholder fortrolige personoplysninger og vil altid blive behandlet i overensstemmelse med reglerne vedrørende behandling af persondata.

Klagens indhold bliver vurderet, og vi vil måske kontakte dig for at få udbybet uafklarede forhold i forbindelse med klagen. Hvis indholdet anses som bevist, vil forholdene efter en konkret vurdering blive påtalt skriftligt efter gældende regler. Når klagen er behandlet, vil du modtage en bekræftelse.

Klage samt eventuelt påmindelse / advarsel vil blive opbevaret i mappen for den ejer/andelshaver, der har udvist den påtalte adfærd. Vi opbevarer dokumenterne af bevishensyn. Som udgangspunkt vil vi opbevare dokumenterne, indtil mappen slettes jf. vores politik om opbevaring og sletning af fortrolige dokumenter.

Hvis forholdet ikke kan påtales, vil klagen blive returneret til dig med orientering om grundlaget for vores afvisning.

6. Hvis problemet genopstår

Desværre løses konflikterne ikke altid ved, at vi påtaler forholdene.

Hvis problemet genopstår, er du desværre henvist til at udarbejde en ny konkret klage.

Alt efter forholdets grovhed samt medgået tid siden første påmindelse / advarsel kan vi vælge at påtale forholdet igen.

7. Anonymitet

Som oplyst modtager vi, af hensyn til sagernes oplysning, ikke anonyme klager. Så længe vi behandler en sag internt, oplyser vi ikke, hvem der har klaget. Hvis en sag skal føres videre i henhold til Lov om ejerlejligheder/Lov om andelsboligforeninger og/eller i retssystemet, skal samtlige dokumenter udleveres til den ejer/andelshaver, der er klaget over.

Download dokumentet HER.