ARTIKLER & TIPS

Hvad er bestyrelsesansvar i praksis?

Bestyrelsens ansvar har to sider. Den ene er ansvaret for at lede foreningen mellem generalforsamlingerne, så opgaverne bliver varetaget forsvarligt. Den anden er det personlige erstatningsansvar, som et bestyrelsesmedlem kan få, hvis et tab skyldes fejl eller forsømmelser i bestyrelsesarbejdet.

Der findes ikke én samlet lov om bestyrelsesarbejde i ejer- og andelsboligforeninger. Rammerne følger af foreningens vedtægter, af den lovgivning, der gælder for foreningstypen, og af almindelige erstatningsretlige principper. Selskabslovens regler om ledelsens ansvar gælder for aktie- og anpartsselskaber og ikke direkte for boligforeninger.

Om et bestyrelsesmedlem er erstatningsansvarligt, afgøres efter en konkret vurdering. Udgangspunktet er den almindelige culparegel: Har bestyrelsesmedlemmet handlet anderledes, end en fornuftig og omhyggelig person i samme situation ville have gjort? Derudover skal der være et økonomisk tab, og der skal være en sammenhæng mellem handlingen eller undladelsen og tabet.

Ansvaret vurderes for hvert enkelt medlem. Det er altså ikke automatisk hele bestyrelsen, der hæfter. I vurderingen indgår blandt andet, hvad det enkelte medlem har vidst, gjort og deltaget i.

Bestyrelsens opgaver og ansvar

Bestyrelsens ansvarsområde omfatter den samlede ledelse af foreningen mellem generalforsamlingerne. Hvor generalforsamlingen træffer de overordnede beslutninger, er det bestyrelsens opgave at føre dem ud i livet og varetage foreningens interesser i det daglige.

Det betyder ikke, at bestyrelsen selv skal udføre alle opgaver. Administrator, revisor og rådgivere kan løse mange af dem. Bestyrelsen har dog stadig ansvaret for, at opgaverne er fordelt, at aftalerne er klare, og at der bliver fulgt op. At foreningen har en administrator, fritager altså ikke automatisk bestyrelsen for ansvar. ABF har samlet en oversigt over typiske bestyrelsesopgaver i andelsboligforeninger.

Økonomi og budget

Bestyrelsen skal sørge for, at foreningens økonomi bliver styret forsvarligt: at der bliver lagt et realistisk budget, at fællesudgifter eller boligafgift bliver opkrævet, at regninger bliver betalt til tiden, og at regnskabet bliver ført korrekt. Bestyrelsen forbereder også forslag om større økonomiske dispositioner som lån eller omlægning af foreningens lån. Om bestyrelsen selv kan træffe sådanne beslutninger, eller om de skal vedtages af generalforsamlingen, afhænger af vedtægterne og lovgivningen.

Drift og vedligeholdelse

Det er bestyrelsens ansvar at sikre, at ejendommen bliver vedligeholdt, og at kendte skader – fugt, tag, kloak eller lignende – bliver undersøgt og udbedret i tide. Større byggesager og renoveringsprojekter skal planlægges, udbydes og følges, så de holder budget og kvalitet. Her kan byggeteknisk rådgivning reducere risikoen for fejl.

Vedtægter, lovgivning og beslutninger

Bestyrelsen skal handle inden for foreningens vedtægter, den relevante lovgivning og de beslutninger, generalforsamlingen har truffet. Hvad det betyder for bestyrelsens beslutninger, uddyber vi i afsnittet om bestyrelsens mandat.

Medlemmer og generalforsamling

Bestyrelsen indkalder til og forbereder generalforsamlingen, fremlægger regnskab og forslag og besvarer spørgsmål fra medlemmerne. Det er også bestyrelsens ansvar at behandle medlemmerne ens og sørge for en ordentlig kommunikation.

Bliver et af disse områder forsømt, kan det i sidste ende føre til et tab. Først da kan spørgsmålet om personligt bestyrelsesansvar blive relevant.

Bestyrelsens mandat – hvad må bestyrelsen bestemme?

Bestyrelsens mandat er de rammer, bestyrelsen skal holde sig inden for, og mandatet spiller en central rolle, når bestyrelsesansvar skal vurderes. Rammerne følger af tre kilder:

• Vedtægterne beskriver blandt andet, hvordan bestyrelsen er sammensat og træffer beslutninger, hvem der kan forpligte foreningen, og hvilke beslutninger der skal træffes af generalforsamlingen.
• Lovgivningen – andelsboligforeningsloven for andelsboligforeninger og ejerlejlighedsloven for ejerforeninger. I ejerforeninger gælder normalvedtægten, i det omfang foreningens egne vedtægter ikke bestemmer andet.
• Generalforsamlingens beslutninger, som bestyrelsen skal gennemføre og ikke må tilsidesætte.

Hvor grænsen går mellem bestyrelsens og generalforsamlingens kompetence, varierer fra forening til forening. Den daglige ledelse ligger hos bestyrelsen, mens væsentlige beslutninger om eksempelvis foreningens økonomi, ejendom og vedtægter ofte skal forelægges generalforsamlingen. Er I i tvivl, bør I tjekke vedtægterne eller få rådgivning, før beslutningen træffes.

Når bestyrelsen ikke overholder vedtægterne

Handler bestyrelsen uden for sit mandat, kan det rejse spørgsmål om beslutningens gyldighed. Medlemmerne kan tage sagen op på en generalforsamling – for eksempel ved at stille et forslag eller kræve en ekstraordinær generalforsamling efter vedtægternes regler – og generalforsamlingen vælger bestyrelsen. En uenighed om en beslutning er dog ikke i sig selv et brud på vedtægterne, og et vedtægtsbrud fører heller ikke automatisk til personligt ansvar.

Bestyrelsesformandens ansvar og rolle

Formanden har en koordinerende rolle i bestyrelsen, men bestemmer ikke alene. Bestyrelsen træffer sine beslutninger i fællesskab, og bestyrelsesansvar vurderes på samme måde for formanden som for de øvrige medlemmer: Formandstitlen medfører ikke i sig selv et tungere erstatningsansvar. Bestyrelsesformandens ansvar handler typisk om at:

• Lede og koordinere bestyrelsens arbejde, så bestyrelsen træffer de nødvendige beslutninger
• Indkalde til og lede bestyrelsesmøder med en dagsorden, der dækker de vigtige punkter
• Være kontaktperson over for administrator, rådgivere og leverandører
• Følge op på, at beslutninger bliver ført ud i livet og dokumenteret i referater

Hvem der kan underskrive aftaler og forpligte foreningen – tegningsretten – fremgår af vedtægterne. Ofte kræver det formanden sammen med et andet bestyrelsesmedlem, men reglerne varierer. En underskrift gør ikke i sig selv formanden mere ansvarlig. Ved en ansvarsvurdering ser man på, hvad den enkelte konkret har gjort og vidst – og den, der handler på foreningens vegne, skal holde sig inden for bestyrelsens beslutninger og mandat.

Personligt bestyrelsesansvar: hvornår hæfter bestyrelsesmedlemmer?

Personligt erstatningsansvar forudsætter, at et bestyrelsesmedlem har handlet ansvarspådragende, at der er et økonomisk tab, og at tabet skyldes handlingen eller undladelsen. Her er eksempler på situationer, hvor spørgsmålet om ansvar kan opstå. Om der faktisk er et ansvar, afhænger altid af de konkrete omstændigheder.

• Fejl i andelsværdien. I andelsboligforeninger forbereder bestyrelsen den andelsværdi, som generalforsamlingen vedtager. Bygger beregningen på fejl eller mangelfulde oplysninger, kan købere eller sælgere lide et tab. En valuarvurdering kan være et godt grundlag, men det udløser ikke i sig selv ansvar, at der ikke er indhentet en.
• Byggesager uden tilstrækkelig styring. Skrider et projekt i budget eller kvalitet, kan det indgå i vurderingen, om bestyrelsen har sikret et forsvarligt beslutningsgrundlag, den nødvendige rådgivning og løbende opfølgning.
• Beslutninger uden for mandatet. Træffer bestyrelsen større økonomiske beslutninger, som efter vedtægterne skulle have været forelagt generalforsamlingen, kan det føre til et erstatningskrav, hvis foreningen lider et tab.
• Forsømt vedligeholdelse. Reagerer bestyrelsen ikke på kendte skader – eksempelvis fugt, tagproblemer eller svamp – og bliver skaden derfor større, kan det indgå i en ansvarsvurdering.
• Fejl i økonomistyringen. Mangelfuld bogføring, manglende opkrævning af fællesudgifter eller boligafgift eller forsinkede udbetalinger ved salg kan påføre foreningen eller medlemmerne et tab.
• Brud på vedtægter eller lovgivning. Handler bestyrelsen i strid med vedtægterne, andelsboligforeningsloven eller ejerlejlighedsloven, kan det have betydning for ansvaret. Der skal dog også være et tab, som skyldes bruddet.

Forskellen på bestyrelsesansvar og foreningens ansvar

Bestyrelsesansvar og foreningens ansvar forveksles ofte, men det er to forskellige ting:

Bestyrelsesansvar (personligt): Et bestyrelsesmedlem kan efter en konkret vurdering blive erstatningsansvarligt for fejl i bestyrelsesarbejdet. Kravet rettes da mod medlemmet som privatperson.

Foreningens ansvar: Foreningen er en selvstændig juridisk person og kan selv blive erstatningsansvarlig over for andre – eksempelvis hvis en beboer kommer til skade på fællesarealerne på grund af manglende vedligeholdelse. Her er det som udgangspunkt foreningen og ikke det enkelte bestyrelsesmedlem, der skal betale.

Et tab, som foreningen selv lider, er ikke det samme som et ansvar over for andre. Forestil jer en byggesag, der ender med at koste langt mere end budgetteret. Foreningen har lidt et tab, men er ikke dermed erstatningsansvarlig over for nogen. Spørgsmålet er i stedet, om tabet skyldes ansvarspådragende fejl i bestyrelsens håndtering – for eksempel hvis bestyrelsen har overskredet sit mandat eller ikke har sikret et forsvarligt beslutningsgrundlag. At der ikke er indhentet konkurrerende tilbud, gør ikke i sig selv bestyrelsesmedlemmerne personligt ansvarlige.

Bestyrelsesansvar, forsikring og forebyggelse

Fordi bestyrelsesansvar i særlige tilfælde kan blive personligt, har mange foreninger en bestyrelsesansvarsforsikring – også kaldet bestyrelsesforsikring. Den kan dække erstatningskrav mod bestyrelsesmedlemmer og omkostninger til at føre sagen, men hvad der præcist er dækket, afhænger af den enkelte police.

Når I gennemgår policen, er det blandt andet relevant at se på forsikringssum og selvrisiko, hvem der er omfattet – for eksempel tidligere medlemmer, suppleanter og udvalgsmedlemmer – og hvordan sagsomkostninger og fejl begået før forsikringen blev tegnet håndteres. Forsætlige handlinger og bøder er typisk undtaget. Læs mere om, hvad en bestyrelsesansvarsforsikring dækker.

Den bedste beskyttelse er dog forebyggelse: Dokumentér væsentlige beslutninger skriftligt, indhent professionel rådgivning ved komplekse spørgsmål, og hold jer inden for jeres mandat. En professionel administrator for andelsboligforeninger kan reducere risikoen for fejl – men det fjerner ikke bestyrelsens ansvar.

Bestyrelsesansvar skal ikke stå i vejen for bestyrelsesarbejdet

At sidde i en foreningsbestyrelse er en vigtig opgave, og det ansvar, der følger med, bør ikke afskrække nogen. Med styr på bestyrelsens opgaver og mandat – og den rette bestyrelsesansvarsforsikring i ryggen – kan I varetage bestyrelsesarbejdet med ro i maven.

Kontakt os om bestyrelsesansvar

Har I spørgsmål om bestyrelsens ansvar, jeres mandat eller foreningens forsikringsbehov, er I velkomne til at kontakte os på tlf. 3324 6126 eller e-mail info@vestadm.com.

Hos Vest Administrationen hjælper vi bestyrelser i andelsboligforeninger og ejerforeninger med alt fra forsikringsspørgsmål til daglig drift. Vil I vide mere om, hvad ejendomsadministration koster, kan I læse om vores priser. Kontakt os for rådgivning, og lad os finde den løsning, der passer til jeres forening.