GDPR i boligforeninger

I Vest Administrationen er vi naturligvis opmærksomme på GDPR og handler efter de angivne regler. Hvad der startede med GDPR, blev til to ISO-certificeringer, så vi har sat os grundigt ind i det. Vi ved derfor også, at det for mange bestyrelser er et vigtigt punkt, og derfor har vi udarbejdet denne guide til jer som bestyrelse.

I første omgang anbefaler vi, at I opbevarer så meget data som muligt hos jeres administrator. Som bestyrelse må I godt opbevare data, men I skal være bevidste om og have taget aktiv stilling til, hvilke data I opbevarer og hvorfor.

Hvad bør bestyrelsen gøre?

Det betyder meget kort, at bestyrelsen skal have en god grund til at have data liggende, og at bestyrelsen kun må have de data liggende, som bestyrelsen skal bruge. Sådan kommer I i mål med de mange principper:

Lav en data-arbejdsinstruks/-behandlingspolitik for bestyrelsen
Læg så meget som muligt til jeres administrator, som kan opbevare data i foreningens arkiv på hjemmesiden
Gør jer klart, hvilke data I har tilbage, hvor de opbevares, og hvorfor
Lav en fortegnelse over jeres data, og hvad I bruger dem til

Datatilsynet har også lavet et vejledningsunivers til små foreninger. Læs artiklen fra Datatilsynet her.

Kortlæg, hvor foreningen har personoplysninger, hvem de handler om, og hvilke typer oplysninger der er tale om. Overblikket samles i en fortegnelse, som bestyrelsen har internt.

Læs mere hos Datatilsynet

Overvej, om I har en god grund til at behandle oplysningerne, og om der er et lovligt grundlag for det. I må kun behandle de oplysninger, I faktisk har brug for.

Læs mere hos Datatilsynet

Vurder løbende, hvor længe I har brug for oplysningerne, og slet dem, når de ikke længere er nødvendige. Kræver anden lovgivning, fx bogføringsloven, at de gemmes, skal de dog beholdes, til fristen er udløbet.

Læs mere hos Datatilsynet

Fortæl beboerne, at I behandler deres personoplysninger – fx i en letforståelig privatlivspolitik. Den skal bl.a. beskrive formålet, hvem oplysningerne deles med, hvor længe de gemmes, og hvilke rettigheder beboerne har.

Læs mere hos Datatilsynet

Hav faste procedurer for at håndtere anmodninger om fx indsigt, rettelse og sletning. Udpeg en ansvarlig, og svar inden for en måned – også hvis anmodningen afvises.

Læs mere hos Datatilsynet

Beskyt foreningens it og oplysninger med fx backup, stærke adgangskoder og begrænset adgang. Sørg også for, at bestyrelsen ved, hvordan man sender data sikkert og genkender falske e-mails.

Læs mere hos Datatilsynet

Hav overblik over, hvem I deler personoplysninger med, og sørg for databehandleraftaler med jeres it-leverandører. Fortæl også beboerne om delingen, fx i jeres privatlivspolitik.

Læs mere hos Datatilsynet

Bestyrelsen ønsker at så meget data som muligt opbevares hos administrator.
Bestyrelsen opbevarer alene det data der er nødvendigt, ud fra et ”need to have-princip”.
Bestyrelsen opbevarer alene data i mailarkiv for bestyrelsesmailen og i arkivskab i kælderen.
Bestyrelsesmailen/dennes arkiv ligger hos en sikker leverandør indenfor EU eller EØS.
Det er alene bestyrelsesmedlemmer, der har adgang til bestyrelsesmailen.
Bestyrelsens arkivskab er altid aflåst, og der er 2 bestyrelsesmedlemmer, der har nøgle til arkivskabet.
Bestyrelsen videregiver kun data i det omfang det er nødvendigt, og kun til administrator, revisor, advokat eller anden professionel samarbejdspartner.
Når en beboer fraflytter slettes det data der kan slettes, uden at vigtig viden går tabt.
Er det nødvendigt at bibeholde data på en fraflyttet beboer, sørger bestyrelsen for at dette anonymiseres og eventuelt videregives til administrator.

Selvom bestyrelsen ønsker at opbevare så lidt data som muligt, kan det ikke undgås, at data af forskellig karakter opbevares og behandles af bestyrelsen. Det er nødvendigt, for at bestyrelsen kan leve op til sit ansvar og udføre de opgaver, der følger med. Det drejer sig om:

Navn- og Adresseliste inkl. mailoplysning på foreningens beboere.
Tekniske tegninger på de enkelte lejligheder inkl. oplysning om evt. forandringer, dette alene baseret på lejlighedsnummer eller adresse.
Nøgleblanketter i forhold til systemnøgler.
Oplysninger på evt. igangværende sager mod eller i mellem andelshavere.
Oplysninger på evt. igangværende sager mod foreningen eller en ekstern part.
Oplysninger på igangværende forsikringssager.
Ventelister

Hvis du endnu ikke er overbevist om, at Vest Administrationen skal være jeres nye administrator, kan et kig på vores medarbejdere måske hjælpe. Kompetencerne er i top, til gavn for både jer som bestyrelse og alle beboere i jeres forening.

Jakob Hallas-Møller

Ejendomsadministrator, HD(R)

Maja Hjersted

Ejendomsadministrator, Finansøkonom

Peter Lykkeby

Ejendomsadministrator, EA

Lisbeth Bayer

Ejendomsadministrator, HD(R)

Gitte Sørensen

Ejendomsadministrator, Økonom

MØD HELE TEAMET

Jakob har især stor viden om økonomi

Udover Jakobs gode personlige egenskaber er vi helt trygge ved hans faglighed, især hans store viden om økonomi, så vi føler os helt trygge ved ham. Og som bonus svarer han hurtigt på vores spørgsmål

Jytte Verner AB Ndr. Frihavnsgade 16-18

Vi er helt trygge ved Lisbeth, det giver ro

Vi er helt trygge ved Lisbeth, der altid bare fikser tingene. Vi skal ikke bekymre os om noget, når hun tager fat på den specifikke opgave. Det giver ro og sparer os for tid og besvær, hvilket vi er rigtig glade for

Anders Aagaard Gideon AB Hørsholmsgade 24-26

Altid god og kyndig hjælp fra Lisbeth

Man får altid god og kyndig hjælp, når man ringer til Lisbeth

Ane Kastberg AB Fuglevangsvej 7-9

Det giver tryghed, at Louise kender os rigtig godt

Den bedste ved Louise er, at hun kender os så godt, at hun altid kan vejlede os om både store og små ting, hvilket giver os en stor tryghed

Pernille Steenberg AB Helgesvej 5-5A

Maja holder det nede på jorden via sin høje faglighed

Maja er rigtig god til at pleje vores relation og hun kan altid huske historikken. Hun holder det nede på jorden via sin høje faglighed og kommer altid hurtigt retur med svar, så vi bruger hendes kompetencer meget

Katrin S. Olsen AB Grundtvigs Sidevej 1-1A

Hos AB Suomisvej 3 kan vi kun anbefale Vest Administrationen A/S

Hos AB Suomisvej 3 kan vi kun anbefale Vest Administrationen A/S, hvor Maja altid giver hurtig betjening og god service samt en kompetent rådgivning. Vi får også god information om, hvad der sker på andelsboligmarkedet

Carsten Elmer Andelsboligforeningen Suomisvej 3

Gitte er altid glad, det smitter

Gitte er altid glad og hendes gode humør smitter. Og så gør hun ikke tingene komplicerede, men formidler på en måde, så alle kan forstå det

Nikita Schorlemmer Hindø AB Taastrup Hovedgade

GDPR