Ejendomsadministration

En ejendomsadministrator hjælper bestyrelsen med at skabe struktur og overblik over foreningens økonomi, administration og daglige drift. Hos Vest Administrationen hjælper vi blandt andet med budgetter, opkrævninger, betalinger, årsregnskaber, forsikringer, generalforsamlinger, juridiske spørgsmål, vedligeholdelse, byggesager og kommunikation med beboerne. Den konkrete løsning tilpasses altid jeres forening og administrationsaftale.

Vi tilbyder professionel ejendomsadministration til ejerforeninger, andelsboligforeninger og gårdlaug. Vi hjælper primært foreninger i København, Storkøbenhavn og på det nordlige Sjælland. Hver forening har forskellige behov, og derfor tilpasser vi administrationen efter ejendomstype, størrelse, økonomi og bestyrelsens ønsker til samarbejdet.

Ja. I får en fast administrator, som lærer jeres forening, ejendom og bestyrelse at kende. Det skaber kontinuitet og betyder, at I ikke skal forklare foreningens historik, hver gang I har brug for hjælp. Den faste kontaktperson følger op på opgaverne, koordinerer med relevante specialister og sørger for, at bestyrelsen ved, hvem den skal kontakte.

Vi hjælper blandt andet med budgetter, opkrævninger, betaling af regninger og afgifter, bogføring, årsregnskaber og løbende økonomisk rapportering. Bestyrelsen får et tydeligt indblik i foreningens økonomi og et bedre grundlag for at træffe beslutninger. Vi sørger samtidig for faste arbejdsgange og følger op, så vigtige betalinger og frister ikke bliver overset.

Ja. Vi kan gennemgå foreningens fælleslån, forsikringer og eksisterende aftaler og hjælpe bestyrelsen med at vurdere mulighederne. Det kan eksempelvis være relevant ved låneomlægning, ændringer i forsikringsbehov eller genforhandling af leverandøraftaler. Formålet er at give bestyrelsen et overskueligt og oplyst beslutningsgrundlag.

Ja. Vi hjælper med at planlægge og følge op på vedligeholdelsen af bygningen og fællesarealerne. Det kan omfatte vedligeholdelsesplaner, budgettering, leverandørkontakt og koordinering af opgaver. Ved større byggesager kan vi desuden hjælpe med økonomisk overblik, projektstyring og samarbejdet med håndværkere og byggetekniske rådgivere.

Vi kan hjælpe før, under og efter både ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Hjælpen kan omfatte planlægning, mødemateriale, formalia, afvikling og efterfølgende opfølgning. Bestyrelsen kan også få rådgivning om blandt andet vedtægter, overdragelser, udlejning, lejekontrakter, vedligeholdelsespligt og andre juridiske problemstillinger i foreningen.

Vi hjælper med at skabe en klar og struktureret kommunikation mellem administrator, bestyrelse og beboere. Gennem ProBo kan dokumenter, regnskaber, referater, meddelelser og anden vigtig information samles ét sted. Det giver både bestyrelse og beboere nem adgang til de relevante oplysninger og mindsker risikoen for, at information bliver overset.

Vest Administrationen arbejder efter dokumenterede og ISO-certificerede procedurer. ISO 9001 understøtter kvalitet og ensartede arbejdsgange, mens ISO 27001 har fokus på informationssikkerhed og ansvarlig behandling af data. Det betyder, at opgaver og oplysninger bliver håndteret systematisk, og at der er klare processer for administrationen af jeres forening.

Vi hjælper med hele skiftet. Først holder vi et uforpligtende møde om jeres behov, hvorefter I modtager et konkret og gennemsigtigt tilbud. Vi gennemgår den nuværende aftale, hjælper med opsigelsen og indhenter regnskaber, dokumenter og kontrakter fra den tidligere administrator. Til sidst opretter vi foreningen i ProBo og sikrer en tryg start på samarbejdet.