Vest Administrationen A/S følger altid de gældende regler for opbevaring af dine data. Vi mener det så alvorligt, at vi har hele to ISO certificeringer, som er med til at sikre, at vi har styr på både dine og vores egne data samt vores processer.

Persondatapolitik for Vest Administrationen

Senest opdateret: 21.9.2026

1. Formål og anvendelsesområde

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Vest Administrationen A/S, Gammel Vartov Vej 1, 2900 Hellerup, CVR 25333969. Vest Administrationen behandler personoplysninger i forbindelse med ejendomsadministration for ejerforeninger, andelsboligforeninger og gårdlaug.

Politikken retter sig navnlig mod ejere, andelshavere, beboere, lejere, bestyrelsesmedlemmer, kontaktpersoner, leverandører og andre, hvis oplysninger behandles i forbindelse med administrationen.

2. Dataansvarlig og kontakt

Vest Administrationen er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i forbindelse med vores ejendomsadministration.

Vest Administrationen fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til behandlingen og er ansvarlig for, at behandlingen sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

Spørgsmål om vores behandling af personoplysninger eller om dine rettigheder kan rettes til os på info@vestadm.com eller 33 24 61 26.

3. Hvilke oplysninger behandles

Vi behandler sædvanligvis almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer samt bolig- eller enhedsoplysninger.

Afhængigt af den konkrete administration kan vi også behandle oplysninger, der er nødvendige for opkrævning, betaling, regnskab, flytning, overdragelse, vedligeholdelsesarbejder, forsikringssager, konflikthåndtering eller opfyldelse af lovkrav. Vi behandler ikke følsomme personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt og der foreligger et særskilt gyldigt behandlingsgrundlag.

4. Formål og behandlingsgrundlag

Personoplysninger behandles kun, når det er nødvendigt for et sagligt formål. Behandlingen kan navnlig ske for at:

• administrere foreningers medlems-, ejer- eller andelshaverforhold og kommunikere med relevante personer
• opkræve fællesudgifter, administrere betalinger, føre regnskab og håndtere restancer
• administrere ejendomme, herunder drift, vedligeholdelse, projekter, skader og forsikring
• understøtte bestyrelsens arbejde, generalforsamlinger og foreningens øvrige beslutninger
• håndtere henvendelser, tvister og retskrav
• opfylde bogføringsmæssige og andre retlige forpligtelser
• administrere Vest Administrationens egne kunde- og leverandørforhold.

Vest Administrationen behandler oplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde en aftale, overholde en retlig forpligtelse eller forfølge en legitim interesse, som ikke tilsidesættes af den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Hvis behandling undtagelsesvis baseres på samtykke, indhentes dette særskilt.

5. Hvor oplysningerne kommer fra

Oplysninger modtages typisk fra den registrerede selv, den relevante forening og dens bestyrelse, tidligere administrator, offentligt tilgængelige registre, leverandører eller andre parter, når det er nødvendigt for administrationen.

6. Modtagere og databehandlere

Oplysninger videregives kun, når det er nødvendigt. Det kan omfatte den relevante forening og dens bestyrelse, revisor, bank, forsikringsselskab, håndværkere og andre leverandører, it-leverandører, rådgivere samt offentlige myndigheder, hvor der er hjemmel eller pligt hertil.

Vi anvender databehandlere til eksempelvis it-drift, e-mail, økonomisystemer, dokumenthåndtering og backup. Databehandlerne må alene behandle oplysninger efter Vest Administrationens instruks og er bundet af databehandleraftale. Vores aktuelle databehandlere findes i tabellen nedenfor.

Oplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre det er nødvendigt og der er etableret et gyldigt overførselsgrundlag og de nødvendige garantier.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det konkrete formål, foreningens administration eller opfyldelse af retlige krav. Oplysninger slettes herefter på forsvarlig måde.

Vest Administrationen fastlægger opbevaringsperioderne ud fra det konkrete formål og gældende retlige krav. Oplysninger, der indgår i regnskabsmateriale, opbevares i den periode, der følger af den til enhver tid gældende bogføringslovgivning. Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

8. Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring, misbrug og ulovlig videregivelse. Adgang gives alene til medarbejdere og samarbejdspartnere med et arbejdsbetinget behov.

9. Dine rettigheder

Du kan, afhængigt af omstændighederne, anmode om indsigt i dine personoplysninger og om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen. Du kan også have ret til dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på legitim interesse.

Er behandlingen baseret på samtykke, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

Anmodninger om udøvelse af dine rettigheder rettes til info@vestadm.com. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.

10. Klage

Du kan klage over behandling af personoplysninger til Datatilsynet. Aktuelle kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

11. Ændringer

Vi kan opdatere denne politik, når det er nødvendigt. Den gældende version er tilgængelig på vores hjemmeside.

12. Kontakt

Vest Administrationen A/S
Gammel Vartov Vej 1
2900 Hellerup
CVR-nr.: 25333969
E-mail: info@vestadm.com
Telefon: 33 24 61 26

Retsgrundlag

Politikken er udarbejdet med udgangspunkt i databeskyttelsesforordningen, navnlig artikel 5, 6, 12-16, 21 og 32.

DATABEHANDLERE

• EG Bolig
• MB Solutions A/S
• Miele
• Great Place to Work
• Willis
• Marius Pedersen

Cookiepolitik

Oversigt:
1. Ejeroplysninger
2. Hvad er Cookies?
3. Sådan sletter eller blokerer du for cookies
4. Formål med cookies på vores website
5. Platforme
6. Annoncenetværk
7. Brug af personoplysninger

1. 1. 1. Ejeroplysninger
         Vest Administrationen A/S
         Gammel Vartov Vej 20
         2900 Hellerup
         Mail: info@vestadm.com
         Telefon: 33 24 61 26
         CVR: 25333969
      2. Hvad er cookies?
         En cookie er en lille tekstfil, der lagres på din computer el. tilsvarende for at kunne genkende den. Der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies, og de kan ikke indeholde virus.
      3. Sådan sletter eller blokerer du for cookies
         http://minecookies.org/cookiehandtering
      4. Formål med cookies på vores website
         Teknisk funktionalitet, så vi kan huske dine indstillinger.
         Trafikmåling, så vi ved hvor mange, der besøger vores site og kan dokumentere dette over for annoncører.
         Målretning af annoncering, så vi kan vise dig de annoncer vi tror er mest relevante og hvor ofte den samme annonce vises.
         Sitet anvender cookies fra følgende tredjeparter, der har adgang til de pågældende cookies:
      5. Platforme
         Websitet bruger cookies fra Google Analytics til at måle trafikken på websitet.
         Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout
         Websitet bruger cookies og sporingskode fra Active Campaign til at måle og tracke brugeres adfærd på siden, så vi kan målrette markedsføringsmateriale og levere en bedre brugeroplevelse. Du kan ændre dine indstillinger via dette link https://www.aboutcookies.org/
      6. Annoncenetværk
         Websitet anvender pt. ingen annoncenetværk
      7. Brug af personoplysninger
         Personoplysninger afgives aldrig til tredjepart, med mindre du selv udtrykkeligt giver tilsagn hertil, og vi indsamler aldrig personoplysninger, uden at du selv har givet os disse oplysninger ved registrering, køb eller deltagelse i en undersøgelse m.v. Her indsamles oplysninger om navn, adresse, postnummer, e-mail, køn, alder, interesser, holdninger og kendskab til forskellige emner.

   Personoplysninger bruges til den service, som oplysningerne er indsamlet i forbindelse med. Oplysningerne bruges derudover til at få større kendskab til dig og øvrige brugere af websitet. Denne brug kan bl.a. omfatte undersøgelser og analyser, der er rettet mod en forbedring af vore produkter, tjenester og teknologier, samt visning af indhold og reklamer, der er tilpasset dine interesser og hobbyer.

   Den hurtige udvikling af internettet betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Gør vi det, retter vi selvfølgeligt datoen for “sidst opdateret” nederst på siden. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores websites.